Jak zarządzać grafikiem w gabinecie integracji sensorycznej

W gabinecie integracji sensorycznej najcenniejszym zasobem nie jest terapeuta, tylko sala. Huśtawki, platformy, podwieszenia i materace nie zmieszczą się w każdym pokoju, więc nawet przy trzech terapeutkach zwykle jest jedna, czasem dwie sale SI. A dzieci przychodzą głównie po szkole i przedszkolu, czyli w tych samych kilku godzinach dnia.

Dlatego grafik w gabinecie SI układa się inaczej niż w gabinecie logopedy czy psychologa. Poniżej osiem zasad, które pomagają wykorzystać salę do końca i nie gubić się w zmianach.

1. Zacznij od sali, nie od terapeutów

Policz, ile godzin w tygodniu sala jest naprawdę dostępna. Jeśli gabinet przyjmuje od poniedziałku do piątku w godzinach 13:00–19:00, sala ma 30 godzin tygodniowo. Przy zajęciach po 60 minut (z przygotowaniem sali) to 30 miejsc w tygodniu, niezależnie od tego, ile terapeutek jest w zespole.

Ta liczba mówi więcej niż lista nazwisk w grafiku. Jeśli zapisanych dzieci jest więcej niż miejsc w sali, kolejna terapeutka nie rozwiąże problemu: potrzebna jest druga sala albo zajęcia przed południem, np. dla przedszkolaków.

2. Ustal stałą długość zajęć i czas na przygotowanie sali

Między zajęciami trzeba zdjąć jedną huśtawkę, zawiesić inną, rozłożyć tor przeszkód. Jeśli w grafiku zajęcia stoją jedne za drugimi, każda zmiana sprzętu zjada kilka minut kolejnego dziecka. Prościej przyjąć jeden rytm, np. 50 minut zajęć i 10 minut na przygotowanie sali, i trzymać się go w całym grafiku.

Wtedy wszystkie terminy zaczynają się o pełnej godzinie, rodzice łatwo je zapamiętują, a zastępstwo można wstawić w dowolne wolne okno bez przesuwania sąsiednich zajęć.

3. Stałe terminy na cały semestr albo rok szkolny

Terapia SI to zwykle zajęcia raz albo dwa razy w tygodniu przez wiele miesięcy. Dzieciom służy rutyna, a rodzicom łatwiej zaplanować dojazdy, gdy termin jest stały. Ustaw więc zajęcia jako serię, np. „wtorki o 15:00 do końca czerwca”, zamiast wpisywać każdą wizytę osobno.

Seria ma też drugą zaletę: od razu widać, w które tygodnie sala albo terapeutka są już zajęte, i można to rozwiązać przy zapisie dziecka, a nie w dniu zajęć.

4. Diagnoza to kilka spotkań: zarezerwuj dla niej osobne okna

Diagnoza procesów integracji sensorycznej zwykle obejmuje kilka spotkań: wywiad z rodzicami, próby kliniczne, obserwację i omówienie wyników. Jeśli wciskasz je w wolne miejsca między stałymi zajęciami, łatwo o diagnozę rozciągniętą na cały miesiąc.

Lepiej z góry zarezerwować w tygodniu jedno lub dwa okna przeznaczone na diagnozy. Gdy nie ma chętnych, zostają wolne na zastępstwa albo odrabianie zajęć.

5. Zajęcia z dwiema osobami: rezerwuj obie i salę naraz

Część placówek łączy terapię SI z logopedią albo prowadzi zajęcia w dwie terapeutki. Taka wizyta zajmuje jednocześnie dwie osoby i salę. Jeśli w kalendarzu zapisujesz ją tylko u jednej terapeutki, druga może zostać umówiona w tym samym czasie gdzie indziej, a konflikt wyjdzie dopiero w gabinecie.

6. Zasady odwołań i lista rezerwowa

Odwołania są nieuniknione: infekcje, wycieczki szkolne, korki. Pomagają trzy rzeczy:

• Jasna zasada późnego odwołania, np. zajęcia odwołane później niż 24 godziny wcześniej są płatne albo nie podlegają odrobieniu. Spisana w regulaminie i konsekwentnie stosowana.
• Zapis, kto i kiedy odwołał. Po kilku miesiącach widać, które terminy odwołuje się najczęściej i z kim warto porozmawiać o zmianie godziny.
• Lista rezerwowa dzieci, które chętnie wejdą na zwolnione miejsce, nawet z krótkim wyprzedzeniem.

7. Ferie, wakacje i dni zamknięcia zaplanuj od razu

Ferie zimowe w Polsce wypadają w różnych terminach w zależności od województwa, a rodzice często wyjeżdżają wtedy z dziećmi. Wpisz dni zamknięcia gabinetu i urlopy terapeutek na początku roku szkolnego. Unikniesz rezerwacji, które trzeba potem odwoływać, a rodzice dostaną informację z wyprzedzeniem.

8. Jeden grafik, który zmienia kilka osób

Największy chaos powstaje wtedy, gdy grafik żyje w kilku miejscach: zeszyt w recepcji, arkusz na komputerze i notatki w telefonach terapeutek. Każda zmiana musi trafić wszędzie, a jedna pominięta oznacza dwoje dzieci umówionych do tej samej sali.

Niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystasz, ustal jedno źródło prawdy. Wszystkie zmiany trafiają tylko tam, a reszta zespołu to miejsce sprawdza.

Lista kontrolna na początek roku szkolnego

• Policzone godziny sali i liczba miejsc w tygodniu.
• Jedna długość zajęć z czasem na przygotowanie sprzętu.
• Stałe terminy dzieci wpisane jako serie do końca semestru lub roku.
• Okna na diagnozy i zastępstwa.
• Spisana zasada późnych odwołań i lista rezerwowa.
• Ferie, wakacje, święta i urlopy wpisane w grafik.
• Jedno miejsce, w którym zmienia się grafik.

Jak pomaga w tym MedAgenda

MedAgenda powstała dla gabinetów takich jak gabinet SI. Sala ma w kalendarzu własną kolumnę, a usługę „terapia SI” można ustawić tak, żeby zawsze wymagała sali, więc nie da się jej umówić bez wolnej sali. Drugiej rezerwacji tej samej sali o tej samej godzinie system nie zapisze, nawet gdy recepcja i terapeutka klikają w tej samej chwili.

Stałe zajęcia ustawiasz jako serię z podglądem kolizji, wizyta może zajmować dwie terapeutki i salę naraz, a odwołania, późne odwołania, obecności i wpłaty zapisujesz przy wizycie. Więcej na stronie MedAgenda dla gabinetów terapii SI.